Report zum Fallbezogenen Fachgespräch Kaufmann/frau für Büromanagement

  1. Assistenz und Sekretariat (§ 4 Absatz 3 Nummer 7)

7.3 Organisation von Reisen und Veranstaltungen (§ 4 Absatz 3 Nummer 7.3)

  1. b) Veranstaltungen organisieren, begleiten und nachbereiten

 

Vorstellung des Unternehmens

Mein Praktikum hab ich im Berliner Systemhaus Bitstore absolviert, welches im Jahr 2008 gegründet wurde. Dieses hat sich auf die umfassende Betreuung von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Behörden und Organisationen bis hin zu Privatkunden spezialisiert. Zu ihren Leitlinien gehören professionelle, problemorientierte Arbeit, Zuverlässigkeit sowie ständige Erreichbar und Kundenfreundlichkeit. Die Betreuung reicht von der Reparatur bestehender Technik über die Beratung und Lieferung neuer Technik bis hin zur Wartung. Das Unternehmen hat derzeit Standorte in Berlin, Potsdam, Lutherstadt-Wittenberg, Magdeburg und Kloster-Lehnin.

Aufgabe und Ziel

Meine besondere Aufgabe und zugleich das Ziel in dem Wahlmodul war die Planung der Weihnachtsfeier im Betrieb. Diese verantwortungsvolle Aufgabe wurde mir zugewiesen und ich nahm sie auch dankbar an.

Durchführung

Vorab habe ich mit dem Chef sowie der Buchhaltung über verschiedene Aspekte für die Planung geredet. Ich mache mir Notizen zu folgenden Fragen:

  • Wann soll die Weihnachtsfeier stattfinden
  • Ob ich ein Catering bevorzugen soll
  • Wer soll eingeladen werden
  • Ob es eine preisliche Grenze gibt

Mit diesen Erkenntnissen konnte ich nun mit der Planung beginnen. Als Erstes habe ich ein neues Excel-Dokument geöffnet eine Tabelle mit folgenden Spalten angelegt: Name, Vorname, Telefonnummer, Standort, Zusage/Absage, Begleitung, Status der Begleitung, Kinder und eine kleine Notizspalte als Vermerk, ob der Mitarbeiter eine Allergie hat.

Nach der Erstellung der Übersicht, recherchierte ich im Internet nach Catering firmen in Berlin. Ich notierte drei bis vier Unternehmen und rief dort an, um nachzufragen, ob es noch zeitlich mit der Bestellung passen würde. Mit allen Caterern wurden Terminabsprachen, die von meinem Chef gesetzt wurde. Leider waren bei zwei Unternehmen bereits alle Termine ausgebucht und mir wurde sofort abgesagt. Dennoch hatten die anderen zwei Caterer an allen drei festgelegten Terminen Zeit. Die zwei Unternehmen, die noch freie Termine hatten, haben mir jeweils eine allgemeine Menükarte sowie eine Menükarte für Weihnachtsessen zugesendet. Diese Menükarten habe ich meinem Chef am selben Tag noch vorgelegt, jedoch bekam ich die Antwort erst am nächsten Tag.

Nach der Entscheidung, welches Menü wir bestellen wollen, habe ich angefangen, einen Serienbrief zu erstellen, den ich per E-Mail an alle Mitarbeiter der verschiedenen Standorte sendete. In diesem Serienbrief hatte ich eine kleine Umfrage eingebaut: Die Mitarbeiter sollten angeben, an welchen der zwei möglichen Termine sie teilnehmen konnten. Ob eine Begleitung mitgebracht wird, falls ja welchen Status die Begleitung für den Mitarbeiter hat. Des weiteren, ob Kinder mitgebracht würden, ob Allergien bestehen oder Unverträglichkeiten und ob sie Getränkewünsche, da diese nicht im Catering inbegriffen waren. An die E-Mail hing ich auch die Menükarte mit an und merkte an, welches Menü vom Chef für alle ausgewählt worden war. Bei Allergien etc. hatten alle die Möglichkeit ein anderes Menü zu wählen. Die Schlussformel habe ich freundlich beendet und eine Frist für die Antworten gesetzt.

Da die Weihnachtsfeier in zwei Wochen vor der Tür stand, hatte ich ein Zeitlimit, dass ich einhalten musste, Größtenteils wurde auf fast alle E-Mails geantwortet bis auf ein paar Ausnahmen. Diese Mitarbeiter wurden von mir angerufen, um die Informationen schnellst möglichst zu erhalten. Diese Informationen übertrug ich in die Excel Tabelle und legte Sie dem Chef bei Vollständigkeit zur Absprache vor. Nach der Absprache rief ich das ausgewählte Catering Unternehmen an und besprach den Tag der Weihnachtsfeier, die Anzahl der Personen und Sie fragten ob wir Besteck, Teller, Tische und Dekorationen brauchten. Dies musste ich mit dem Chef besprechen, da ich keinerlei Informationen dazu hatte. Nach Eingang der Antwort von meinem Chef, rief ich sofort das Catering Unternehmen an und gab die Informationen weiter. Daraufhin sendete mir ein Mitarbeiter des Caterers ein Angebot, was ich sofort dem Chef vorgelegt habe. Dieses wurde angenommen und ich faxte es zurück.

Einen Tag später kam per E-Mail eine Auftragsbestätigung des Cateringunternehmens. Das Catering war bestellt und die Planung somit fast am Ende angekommen. Es mussten nur noch die Getränke organisiert werden und eine feierliche Dekoration. Die Getränkewünsche der Mitarbeiter konnte ich den Antworten per E-Mail bzw. den Telefonaten entnehmen und zusammentragen. Es folgte nochmal eine Absprache mit dem Chef, welche Getränke bestellt werden mussten. Um die Mitarbeiter zu entlasten, beauftragte ich einen Getränkelieferservice, den ich auch privat gerne mal nutze.

Die Weihnachtsdekoration wurde von der Buchhaltung ausgewählt und ich beauftrage die, Praktikanten die derzeit im Betrieb waren, diese Dekoration aufhängen und aufstellen.

Natürlich sollte ein Weihnachtsbaum nicht fehlen, Dazu haben wir überlegt, dass wir mit einem Auto kurz in der Pause zu einem Verkaufsstand fahren und einen schönen Baum für den Betrieb kaufen. In Absprache mit dem Chef stellte sich jedoch raus, dass bereits einer online ein Baum bestellt worden war und dieser am nächsten Werktag geliefert werden sollte.

Die Getränkelieferung traf erst nach der Zeit meiner Praktika ein, jedoch wurde mir vom Chef Bescheid gesagt, dass die Lieferung perfekt war und alles in Ordnung sei. Zu der Weihnachtsfeier wurde ich auch eingeladen, aber leider wurde ich zu dem Termin krank und musste absagen.

Die Übersicht, die ich mit Hilfe von Excel angelegt hatte, habe ich noch einmal formatiert. Nach der Bearbeitung wurde diese an den Chef weitergeleitet, um diese bei der Steuerprüfung vorzulegen, da die Informationen in der Tabelle eine wichtige Rolle dafür spielen.

Fazit

Mein Fazit mit dieser Aufgabe ist positiv. Es war eine tolle Aufgabe, die ich selbständig planen, bearbeiten und ausführen konnte, außer die Sachen, die ich mit dem Chef oder der Buchhaltung absprechen musste. Trotzdem war es eine super Erfahrung und ich würde es immer wieder gerne machen. Das Unternehmen hat sich auch gefreut, dass die Weihnachtsfeier geplant wurde und somit die anderen Mitarbeiter ihren alltäglichen Aufgaben ohne Unterbrechung nachgehen konnten. 

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